Verwaltungsteams sind Organe der Kirchengemeinde mit Mandat und Budget. Die ersten Verwaltungsteams einer neuen Pfarrei bilden sich aus den jetzigen Verwaltungsräten und Kirchengemeinderäten heraus. Drei Mitglieder müssen zusammenkommen, damit die Mindestgröße für ein Verwaltungsteam erreicht ist. Sie erhalten nach Wunsch und Absprache vom Leitungsteam ein Mandat und ein dazu passendes Budget und werden dann vom ersten Rat der Pfarrei für die Übergangszeit von zwei Jahren bestätigt.
Die Übernahme von Aufgaben im Verwaltungsbereich ist in der Regel verbunden mit der Verwaltung von Geldern und der Abwicklung von Geschäften. Deshalb ist es ein Anliegen, dieses ehrenamtliche Engagement rechtsverbindlich zu regeln. Das schafft für alle Beteiligten Sicherheit und gewährleistet Verbindlichkeit.
Die Rahmenbedingungen
- Das Verwaltungsteam ist ein Organ der Kirchengemeinde. Damit verbunden ist das Recht, im Rahmen des Mandats und des Budgets eigenständig zu arbeiten, aber auch die Pflicht, die übernommenen Aufgaben zu erfüllen.
- Das Verwaltungsteam erhält ein Mandat, das ihm vom Leitungsteam erteilt wird. Das Mandat umfasst eine „Auftragsbeschreibung“. Die darin enthaltenen Aufgaben werden vom Verwaltungsteam vorgeschlagen und mit dem Leitungsteam abgestimmt.
- Das Verwaltungsteam erhält ein Budget, das Teil des Haushaltsplans der Kirchengemeinde ist. Das Budget soll es dem Verwaltungsteam ermöglichen, die Aufgaben seines Mandats zu erfüllen.
Häufige Fragen und Antworten
Mitarbeit im Verwaltungsteam
Macht ein Verwaltungsteam genau das Gleiche wie vorher der Verwaltungsrat?
Bisher waren Verwaltungsräte oder Kirchengemeinderäte für die Vermögensverwaltung der Kirchengemeinden in einem umfassenden Sinn zuständig und verantwortlich. Ein Verwaltungsteam kann sein Aufgabenpaket aus diesem Bereich wählen. Es kann aber auch Aufgaben geben, die darüber hinausgehen. Das Verwaltungsteam kann so mit dem Leitungsteam das Aufgabenpaket besser an die Interessen und Möglichkeiten anpassen. Die Gesamtsteuerung der Vermögensangelegenheiten einer Kirchengemeinde liegt beim Rat der Pfarrei.
Verwaltungsteams können zum Beispiel (aber nicht nur)
- für den Unterhalt und die Pflege von Kirchen und Kapellen sorgen
- den „kleinen Bauunterhalt“ für Gebäude organisieren
- geplante und genehmigte Baumaßnahmen betreuen
- Liegenschaften verwalten (Vermietung und Verpachtung)
- das Kollektenmanagement für bestimmte Kirchen übernehmen
- Fundraisingmaßnahmen planen und durchführen
und jeweils die zugehörigen Kostenplanungen für den Haushalt der Pfarrei erstellen.
Wie bildet sich ein Verwaltungsteam?
Im Übergang werden Verwaltungsteams häufig aus Verwaltungsräten oder Kirchengemeinderäten der jetzigen Kirchengemeinden hervorgehen (vgl. § 28 KVVG 2020). Sie können aber auch auf Initiative von Personen zustandekommen, die sich an der Vermögensverwaltung beteiligen möchten, oder auf Initiative des Leitungsteams, das Verantwortliche für bestimmte Aufgaben sucht. Das Verwaltungsteam besteht aus mindestens drei Mitgliedern. Aus den Mitgliedern wählt das Team drei Personen, die als Vertretung nach außen fungieren.
Wie erfolgt die Mandatserteilung?
Die Mitglieder eines Verwaltungsteam einigen sich darüber, welche Aufgaben sie übernehmen möchten. Dann stimmt sich das Verwaltungsteam mit dem Leitungsteam darüber ab. Das Mandat wird dann schriftlich dokumentiert. Dazu wird es Mustervorlagen geben. Der Rat der Pfarrei muss das Verwaltungsteam bestätigen.
Muss das Verwaltungsteam für jeden Eimer Farbe beim Leitungsteam anfragen?
Jedem Verwaltungsteam wird ein zu seinem Mandat passendes Budget zugewiesen. Im Rahmen seines Mandates hat es nicht nur das Recht, sondern sogar die Pflicht, anstehende Aufgaben aus seinem Budget eigenverantwortlich zu bewältigen. Die Bezahlung von Rechnungen und die Erstattung von Auslagen erfolgt über die Verwaltung der Kirchengemeinden.